Perlunya Pengembangan Sistem Informasi
Dengan
seiringnya perkembangan jaman maka sebuah sistem tentu tidak selamanya dapat
digunakan dengan baik. Untuk itu perlu ada perubahan terhadap sistem tersebut
baik dengan cara memperbaiki sistem yang lama ataupun jika perlu untuk
mengganti sistem yang lama. Ada beberapa hal yang mendasari hal tersebut,
antara lain:
• Ada permasalahan pada sistem yang lama
Permasalahan yang dimaksud disini seperti adanya ketidakberesan pada sistem yang lama sehingga hasilnyapun tidak sesuai dengan yang diharapkan. Contohnya : terdapat kesalahan-kesalahan baik yang disengaja ataupun tidak yang menyebabkan data pada suatu perusahaan tidak dapat terjamin kebenarannya, adanya kesempatan atau peluang anggota dari sistem tersebut untuk melakukan kecurangan. Permasalahan yang lain juga dapat disebabkan oleh pertumbuhan organisasi tersebut. Contohnya pada sebuah perusahaan perdagangan yang berkembang yang sebelumnya hanya sebatas dalam kota kini hingga nasional bahkan internasional. Pertumbuhan organisasi (perusahaan) memaksa sistem yang dimiliki sebelumnya harus disesuaikan dengan kebutuhan kerja dari perusahaan tersebut, misalnya transaksi yang sebelumnya bersifat konvensional kini lebih moderen dengan memanfaatkan internet.
• Untuk meraih kesempatan (opportunities)
Sebuah sistem harus diperbaiki atau dikembangkan juga disebabkan untuk meraih kesempatan dari suatu organisasi atau perusahaan. Misalnya pada tingkat manajer pada sebuah perusahaan dituntut untuk cepat menghasilkan suatu kebijakan agar perusahaan mendapatkan keuntungan yang lebih banyak, sehingga perusahaan tersebut memanfaatkan Sistem Pendukung Keputusan agar kebijakan yang didapat lebih cepat.
• Adanya intruksi-intruksi (directives)
Sistem harus diperbaharui atau dikembangkan juga disebabkan oleh faktor eksternal seperti pemerintah. Adanya kebijakan-kebijakan pemerintah memaksa sebuah perusahaan menggunakan sistem yang tidak bertentangan dengan kebijakan tersebut.
Permasalahan yang dimaksud disini seperti adanya ketidakberesan pada sistem yang lama sehingga hasilnyapun tidak sesuai dengan yang diharapkan. Contohnya : terdapat kesalahan-kesalahan baik yang disengaja ataupun tidak yang menyebabkan data pada suatu perusahaan tidak dapat terjamin kebenarannya, adanya kesempatan atau peluang anggota dari sistem tersebut untuk melakukan kecurangan. Permasalahan yang lain juga dapat disebabkan oleh pertumbuhan organisasi tersebut. Contohnya pada sebuah perusahaan perdagangan yang berkembang yang sebelumnya hanya sebatas dalam kota kini hingga nasional bahkan internasional. Pertumbuhan organisasi (perusahaan) memaksa sistem yang dimiliki sebelumnya harus disesuaikan dengan kebutuhan kerja dari perusahaan tersebut, misalnya transaksi yang sebelumnya bersifat konvensional kini lebih moderen dengan memanfaatkan internet.
• Untuk meraih kesempatan (opportunities)
Sebuah sistem harus diperbaiki atau dikembangkan juga disebabkan untuk meraih kesempatan dari suatu organisasi atau perusahaan. Misalnya pada tingkat manajer pada sebuah perusahaan dituntut untuk cepat menghasilkan suatu kebijakan agar perusahaan mendapatkan keuntungan yang lebih banyak, sehingga perusahaan tersebut memanfaatkan Sistem Pendukung Keputusan agar kebijakan yang didapat lebih cepat.
• Adanya intruksi-intruksi (directives)
Sistem harus diperbaharui atau dikembangkan juga disebabkan oleh faktor eksternal seperti pemerintah. Adanya kebijakan-kebijakan pemerintah memaksa sebuah perusahaan menggunakan sistem yang tidak bertentangan dengan kebijakan tersebut.
Pengembangan atau pembuatan sebuah sistem tentu tidak memakan biaya yang
sedikit, sehingga organisasi harus secara bijak menentukan apakah sistem yang
digunakan masih layak untuk dipakai atau sudah harus dikembangkan atau diganti.
Beberapa indikator yang dapat digunakan untuk melihat sebuah sistem harus
diperbaiki adalah : keluhan dari pelanggan, pengiriman barang yang sering
tertunda, pembayaran gaji yang terlambat, ketidakberesan keuangan, persediaan
barang yang terlalu tinggi, investasi yang tidak efisien, dll.
Prinsip-prinsip
yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi yaitu:
1. Sistem
yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
Setelah
sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem
ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang
diperlukan oleh manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip
ini harus selalu diingat.
2. Sistem
yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.
Sistem
informasi yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit,
apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.
Sistem yang
dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya dengan
investasi modal lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi
modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini:
- Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi.
- Investasi yang terbaik harus bernilai.
3. Sistem
yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik.
Manusia
merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya
su atu sistem, baik dalam proses pengembangannya,
penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat
dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang
terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi
yang mungkin dilakukan.
4. Tahapan
kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.
Proses
pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan
beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. Pengalaman
menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik, maka proses
pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. Untuk maksud ini
sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus dibuat terlebih dahulu
skedul kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas pekerjaan
yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem dapat dilakukan dan
selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan.
5.
Proses pengembangan sistem tidak harus urut.
Prinsip ini
kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah sedemikian.
Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan
langkah-langkah yang harus dilakukan secara bersama-sama. Ingatlah waktu adalah
uang. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan
tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak
berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat
melakukan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak, yaitu
sewaktu proses pengadaan hardware.
6. Jangan
takut membatalkan proyek.
Umumnya hal
ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang sedang berjalan.
Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus
dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu, dimana suatu proyek
terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka
harus dilakukan dengan tegas. Keraguan untuk terus melanjutkan proyek yang
tidak layak lagi karena sudah terserapnya dana kedalam proyek ini hanya akan
memubang dana yang sia-sia.
TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM
Tahapan utama siklus hidup Pengembangan Sistem terdiri dari :
Tahapan utama siklus hidup Pengembangan Sistem terdiri dari :
- Perencanaan Sistem ( Systems Planning)
- Analisis Sistem (System Analysis)
- Perancangan Sistem (Systems Design) Secara Umum
- Seleksi Sistem (System Selection)
- Perancangan Sistem (Systems Design) Secara Umum
- Implementasi dan Pemeliharaan Sistem (System Implementation & Maintenance)
PERENCANAAN SISTEM
Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan.
Perencanaan sistem dapat terdiri :
- Perencanaan jangka pendek meliputi periode 1 s.d. 2 tahun
- Perencanaan jangka panjang meliputi periode sampai dengan 5 tahun
Perencanaan sistem biasanya ditanggani oleh staf perencanaan sistem bila tidak ada dapat juga dilakukan oleh departemen sistem.
Proses Perencanaan Sistem dapat dikelompokkan dalam 3 proses utama yaitu sbb :
- Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana sistem
- Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan dan dilakukan oleh komite pengarah.
- Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan dan dilakukan oleh analis sistem.
Adapun tahapan dari proses perencanaan sistem untuk ketiga bagian ini adalah :Merencanakan proyek-proyek sistem :
1. Mengkaji
tujuan,perencanaan strategi dan taktik perusahaan :
- Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem
- Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
- Menetapkan kendala proyak-proyek sistem
- Menentukan proyek-proyek sistem prioritas
- Membuat laporan perencanaan sistem
- Meminta persetujuan manajemen
2.
Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan :
- Menunjuk team analis
- Mengumumkan proyek pengembangan sistem
3. Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan :
- Melakukan studi kelayakan
- Menilai kelayakan proyek sistem
- Membuat usulan proyek sistem
- Meminta persetujuan manajemen
ANALISIS SISTEM
Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai :
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.
Langkah-langkah di Analisis Sistem :
Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyeksistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb:
1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah
- Mengindentifikasikan penyebab masalah
- Mengidentifikasikan titik keputusan
- Mengidentifikasikan personil-personil kunci
2.
Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
- Menentukan jenis penelitian
- Merencanakan jadual penelitian
- Mengatur jadual wawancara
- Mengatur jadual observasi
- Mengatur jadual pengambilan sampel Membuat penugasan penelitian
- Membuat agenda wawancara
- Mengumpulkan hasil penelitian
3. Analyze,
Yaitu Menganalis Sistem
- Menganalisis kelemahan Sistem
- Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen
4. Report,
Yaitu membuat laporan hasil analisis
Tujuan :
Tujuan :
- Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
- Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
- Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
- Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya
PERANCANGAN SISTEM
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem .
Perancangan Sistem dapat dibagi dalam dua bagian yaitu :
- Perancangan sistem sec.umum/perancangan konseptual, perancangan logikal/perancangan sec.makro
- Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara phisik
Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut ini :
- Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem
- Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
- Persiapan untuk rancang bangun implementasi
- Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
- Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesalahan yang utuh dan berfungsi
- Termasuk menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem
Tahap perancangan sistem mempunyai 2 tujuan utama yaitu :
- Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem
- Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
EVALUASI DAN SELEKSI SISTEM
Tahap seleksi sistem merupakan tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem informasi. Tugas ini membutuhkan pengetahuan yang cukup bagi yang melaksanakannya supaya dapat memenuhi kebutuhan rancang-bangun yang telah dilakukan. Pengetahuan yang dibutuhkan oleh pemilih sistem diantaranya adalah pengetahuan tentang siapa-siapa yang menyediakan teknologi ini, cara pemilikannya dsb. Pemilih sistem juga harus paham dengan teknik-teknik evaluasi untuk menyeleksi sistem.
Langkah-langkah menyeleksi dan memilih sistem :
1. Memilih penyedia teknologi.
Kebutuhan dari teknologi sistem dapat dikelompokkan dalam empat kategori sbb :
- perangkat keras yang sifatnya umum
- perangkat keras yang spesifik untuk suatu aplikasi
- perangkat lunak yang sifatnya umum
- perangkat lunak yang spesifik untuk suatu aplikasi
2. Meminta
proposal dari penjual
Jika terdapat beberapa penyedia produk dan jasa yang mungkin dapat memenuhi kebutuhan dari sistem dan tidak semua penyedia teknologi ini akan dipilih, maka pemilih sistem perlu meminta proposal dari semua penyedia teknologi yang dipilih.
3. Menyaring penjual
Tidak semua proposal yang masuk akan dievaluasi semuanya. Hanya proposal yang memenuhi syarat saja yang akan dievaluasi. Proposal yang tidak memenuhi syarat adalah proposal yang tidak sesuai.
4. Mengevaluasi penjual yang lolos saringan
Proposal yang telah lolos saringan lebih lanjut perlu dibandingkan satu dengan yang lainnya dan diranking untuk menentukan penjual mana yang direkomendasi. Sebelum itu perlu ditetapkan terlebih dahulu kriteria evaluasi yang akan dilakukan.
IMPLEMENTASI SISTEM
Setelah dianalisis dan dirancang secara rinci dan teknologi telah diseleksi dan dipilih. Tiba saatnya , sistem untuk diimplementasikan. Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi.
Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut ini :
1. Menerapkan rencana implementasi
Rencana Implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama implementasi. Dalam rencana implementasi ini, semua biaya yang akan dikeluarkan untuk kegiatan implemntasi perlu dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya. Anggaran biaya ini selanjutnya juga berfungsi sebagai pengendalian terhadap biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk skedul waktu. Skedul waktu berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi.
2. Melakukan kegiatan implementasi
Jika terdapat beberapa penyedia produk dan jasa yang mungkin dapat memenuhi kebutuhan dari sistem dan tidak semua penyedia teknologi ini akan dipilih, maka pemilih sistem perlu meminta proposal dari semua penyedia teknologi yang dipilih.
3. Menyaring penjual
Tidak semua proposal yang masuk akan dievaluasi semuanya. Hanya proposal yang memenuhi syarat saja yang akan dievaluasi. Proposal yang tidak memenuhi syarat adalah proposal yang tidak sesuai.
4. Mengevaluasi penjual yang lolos saringan
Proposal yang telah lolos saringan lebih lanjut perlu dibandingkan satu dengan yang lainnya dan diranking untuk menentukan penjual mana yang direkomendasi. Sebelum itu perlu ditetapkan terlebih dahulu kriteria evaluasi yang akan dilakukan.
IMPLEMENTASI SISTEM
Setelah dianalisis dan dirancang secara rinci dan teknologi telah diseleksi dan dipilih. Tiba saatnya , sistem untuk diimplementasikan. Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi.
Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut ini :
1. Menerapkan rencana implementasi
Rencana Implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama implementasi. Dalam rencana implementasi ini, semua biaya yang akan dikeluarkan untuk kegiatan implemntasi perlu dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya. Anggaran biaya ini selanjutnya juga berfungsi sebagai pengendalian terhadap biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk skedul waktu. Skedul waktu berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi.
2. Melakukan kegiatan implementasi
- Pemilihan dan pelatihan personil
- Pemilihan tempat dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
- Pemrograman dan pengetesan program
- Pengetesan sistem
- Konversi sistem
3. Tindak
lanjut implementasi
Analis sistem masih perlu melakukan tindak lanjut berikutnya seteleh sistem baru diimplementasikan. Analis sistem masih perlu melakukan pengetesan penerimaan sistem. Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan sistem yang telah dilakukan sebelumnya. Jika pada pengetesan sebelumnya digunakan data test/semu, tapi pada pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analis sistem bersama-sama dengan user.
Analis sistem masih perlu melakukan tindak lanjut berikutnya seteleh sistem baru diimplementasikan. Analis sistem masih perlu melakukan pengetesan penerimaan sistem. Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan sistem yang telah dilakukan sebelumnya. Jika pada pengetesan sebelumnya digunakan data test/semu, tapi pada pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analis sistem bersama-sama dengan user.
PEMELIHARAAN
SISTEM
Dilakukan oleh admin yang ditunjuk untuk menjaga sistem tetap mampu beroperasi secara benar melalui kemampuan sistem dalam mengadaptasikan diri sesuai dengan kebutuhan.
Sumber
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar